Binnen de SEB wordt hard gewerkt aan digitalisering van de erkenningsprocedure.

Doel daarvan is om een hogere graad van objectiviteit bij de beoordeling te bereiken.

Bovendien verwacht men efficiënter te kunnen gaan werken.

Sinds de oprichting van de SEB worden de auditformulieren met de hand ingevuld. Auditcoördinator Wim van der Steen: “Als de auditor met zijn gegevens op kantoor terugkomt, voert hij die per toetsenbord in. Hij zou natuurlijk op de locatie van de audit de resultaten op een laptop of een blackberry kunnen intoetsen. Maar waar het uiteindelijk om draait is niet de invoer, maar de verwerking van de gegevens. Uiteindelijk beslist de auditor of iemand het SEB-certificaat al dan niet verdiend heeft. Deze menselijke factor beïnvloedt de nauwkeurigheid van de beoordeling. We zijn daarom in 2006 in samenwerking met Fundeon cursussen en trainingen gaan geven om de auditors zoveel mogelijk op een lijn te krijgen. Nu gaan we nog een stapje verder. Zowel de beoordeling als de aanvraag van het certificaat worden volledig gedigitaliseerd.“

Invloed van subjectieve factoren geminimaliseerd

Vroeger kwam de auditor op de dag van de audit naar het bedrijf van de aanvrager, waarbij het uren kon duren alvorens alle gegevens boven tafel waren. “Bij de nieuwe aanpak vult de aanvrager via de website van de SEB zelf een digitaal formulier in, waarna de aanvrager een e-mailbericht ontvangt met de mededeling dat hij geaudit zal worden. Het technische deel van de audit geeft de auditor door via de digitale snelweg, op de locatie waar de aanvrager een project uitvoert.

Vervolgens berekent een computerprogramma of de aanvrager recht heeft op het SEB-certificaat.

Op die manier wordt de invloed van subjectieve factoren geminimaliseerd. Alleen in gevallen waarbij de aanvrager geen certificering krijgt, gaat de auditor ‘handmatig’ na of er misschien fouten zijn gemaakt, bijvoorbeeld bij het invullen van gegevens.”

Software binnen anderhalf uur onder de knie

Door de digitalisering worden de beoordelingen van de SEB aanmerkelijk objectiever en kan bovendien efficiënter worden gewerkt. “Vult de aanvrager zelf het aanvraagformulier in, dan kan de auditor in principe twee audits per dag doen.” De voorbereidingen voor de digitalisering zijn in volle gang. Rutger Haagsma van het Amsterdamse bedrijf Ritense, dat webapplicaties ontwikkelt, zorgde voor de aanpassingen van de website van de SEB, zodat aanvragers een digitaal formulier kunnen invullen. De stichting Syntens, die het midden- en kleinbedrijf adviseert en ondersteunt bij innovaties, is nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe werkwijze. “Op diverse instructiebijeenkomsten is gebleken dat je de software binnen anderhalf uur onder de knie kunt hebben. Begin september is er nog een bijeenkomst met alle auditors om het een ander af te stemmen. Aansluitend gaan alle audits op de nieuwe manier verlopen, dus uitsluitend digitaal.”